domingo, 27 de noviembre de 2011

Brevísima historia del Kaizen

¿Habrá que saber qué es y de dónde viene, si queremos saber lo que estamos haciendo?

Voy a intentar explicar cómo y porqué surgió, y como ha llegado a ser un modelo universal (que ya tiene sus años).

Nos situamos al final de la segunda guerra mundial.  Entonces, Japón era un país con un futuro poco claro: con pocos recursos naturales, sin materia prima, sin energía y con escasez de alimentos.  La industria japonesa era desastrosa: ni los mismos orientales querían sus productos, de pésima calidad.

En los años 40 del siglo XX, Deming era uno de los grandes expertos en el control de calidad y había desarrollado una metodología basada en métodos estadísticos. Deming proponía:
  • Eliminar objetivos numéricos
  • Desligar el salario de la duración de la jornada
  • Romper las barreras entre departamentos de una organización
  • Dar más peso a las propuestas de los trabajadores (normalmente, quienes mejor conocen proceso y producto, y sus ámbitos de mejora). 
Por aquí, 70 años después, seguimos en este debate.

En los 50, tanto Deming como Joseph M. Juran (administración del control de calidad) son invitados para introducir sus métodos en Japón, a través de la JUSE (organización de ingenieros de Japón).  Y así, oficialmente,  Japón adoptaba sus propuestas y métodos para reconstruir su industria y mejorar sus organizaciones y lo implantaron bajo la denominación de “Administración Kaizen”. Así, la mejora continua había de ser la clave del cambio, la principal estrategia de la gestión en Japón y se empieza a eliminar la tradicional inspección pieza a pieza de los productos (en la que los trabajadores no eran los responsables de la calidad ni los productos ni de su propio trabajo, sino que lo eran los “inspectores de calidad”). Por primera vez, los trabajadores de una fábrica, se sienten responsables de sus producciones y actuan en caso de ser necesario (en lugar de esperar a que viniera alguien a solucionar “su” problema).

Por último, Ishikawa (el creador del diagrama Ishikawa o de “espina de pescado” como herramienta de análisis de los problemas y sus causas y efectos) también hizo su aportación a este cambio de mentalidad: introdujo el concepto de "Control de Calidad en toda la Compañía", los Círculos de Calidad (actualmente superados, aunque aún muy mencionados y utilizados en Occidente, todavía como algo “rompedor”); y las auditorías para determinar las empresas merecedoras del Premio Deming.

En los años 80, Japón ya puede considerar que ha transformado su industria y que es una potencia económica, basándose en la calidad de sus productos, y empieza a exportarse el modelo. Muchas empresas occidentales empiezan a adaptarlo (y digo adaptarlo, porque copiarlo literalmente, hubiera sido imposible, debido sobre todo a las diferencias culturales –entre ellas, por ejemplo, el que los trabajadores destinaran parte de su tiempo libre a reunirse en los Círculos de Calidad para mejorar sus productos y procesos, sin esperar contrapartida económica).

En posteriores posts, veremos cómo adaptar y hacer fàcil -en lo básico- esta filosofía.

miércoles, 23 de noviembre de 2011

¿El Kaizen a las escuelas?

En la cultura escolar solemos tener la piel muy fina cuando se intentan asimilar estrategias y modelos de organización industrial o empresarial en los colegios. Nos rasgamos las vestiduras.Oímos “Nosotros no somos una empresa”. “Nuestro producto son niños!” Y otras frases similares.

Sin embargo, hoy quiero empezar una serie sobre el Kaizen y la facilidad de su aplicación a cualquier ámbito. Incluido el escolar. A ver qué os parece.

Una breve presentación. ¿Qué es el kaizen?

La palabra Kaizen proviene de la unión de dos palabras japonesas (o eso dicen los que saben): KAI que significa cambio y ZEN  que quiere decir bondad.

La esencia del Kaizen es sencilla y directa: Kaizen significa mejora. Más aún, significa mejora continua, como responsabilidad de todos los que forman una organización (atención: de TODOS).

Parte de la idea que todo puede ser mejorado, siempre.

Entrenando un poco la mentalidad kaizen, rápidamente empezarás a ver ámbitos de mejora en tu entorno. Primero, seguramente, empezarás por lo más grande (la política económica del país, la distribución de paradas de autobús en tu ciudad...) pero –y aquí viene lo mejor-, acabarás detectando esas pequeñas cosas que por habituales has dejado de ver, que representan un despilfarro en tu vida (sea personal o laboral) y podrás empezar a mejorar.

La filosofía Kaizen supone que nuestra forma de vida –sea nuestra vida laboral, social o familiar- merece y PUEDE ser mejorada de manera constante.

El Kaizen está siempre dirigido al cliente o al consumidor: solo entendiendo sus necesidades y expectativas podremos primero satisfacerlas y luego superarlas. El final último es que todas las actividades conduzcan a una mayor satisfacción del cliente.

Debemos entender que Kaizen es un camino y no un objetivo en sí mismo, es una manera de hacer las cosas, una forma de gestionar la organización (y una escuela es una organización, ¿no?).

Típicamente en una compañía/organización hay dos tipos de actividades:
  • Por un lado tenemos actividades que agregan valor (las actividades por las que los clientes están dispuestos a pagar) 
  • Y tenemos las “otras” (lo que se llama “muda” en japonés o desperdicio, y que es todo por lo que el cliente no paga –normalmente, tus ineficiencias-). 
El Kaizen se basa en detectar y eliminar todas aquellas actividades que no agregan valor a la compañía.

También hay que entender que el cliente no es solo el externo, el que nos compra, sino que también dentro de la organización tenemos clientes y proveedores (y nosotros mismos somos clientes y proveedores de otros departamentos o compañeros).

El mensaje de la estrategia Kaizen es que no debe pasar un día sin que se haya hecho alguna clase de mejora en algún lugar de la organización. A los ingenieros de las plantas japonesas se les suele decir: “no habrá ningún progreso si ustedes continúan haciendo las cosas siempre de la misma manera”.

En fin, deshacernos de ineficiencias, pretender una atención y servicio excelente a nuestro cliente, mejorar nuestros procesos, detectar lo que nos hace ser ineficientes... ¿De verdad no se puede aplicar a la organización escolar?

sábado, 19 de noviembre de 2011

bit 23 - ¿Y si el resultado ha sido peor de lo que esperabas?

Has hecho todo lo que has podido, con método, has estudiado, has sido constante pero el resultado no ha sido el esperado. ¿Tiramos la toalla? NO.

La respuesta correcta es "qué voy a hacer para seguir mejorando".

En caso de suspender un examen solo hay que pensar que habrá otras oportunidades para subir la nota de ese suspenso pero habrá que hacer un pequeño análisis para no cometer los mismos errores.

Qué analizar
Revisa el examen cuando te lo den (si no te lo dan, puedes pedirlo porque tienes derecho a verlo, y esto –además- demuestra mucho mucho interés por aprender y mejorar).

Comprueba en qué te has equivocado o qué te ha faltado.


Si no eres capaz de verlo por ti mismo, pregunta al profesor.


Este ejercicio de análisis te ayudará a ir mejorando, tanto tu forma de estudiar como tu forma de contestar a los exámenes (que también cuenta).

Ya tienes un método: confía en él, síguelo y ten interés. Ya verás qué resultados.

sábado, 12 de noviembre de 2011

bit 22 - El examen - hacerlo

Lee bien las preguntas, TODAS, antes de empezar a escribir.

Escucha las explicaciones que dé el profesor.  Si hay alguna duda sobre lo que se nos pregunta, ahora es el momento de preguntárselo.

Empieza por las preguntas que mejor te sepas; sigue por las que crees que solo te sabes regular y deja para el final las que creas que no te sabes: no sirve de nada empezar por las que no sabes, dedicar mucho tiempo a intentar recordar lo que tienes que responder y que no te quede nada de tiempo para las que SÍ te sabes y que te van a dar nota.

Contesta a lo que te preguntan. No metas un rollo de todo lo que has estudiado si no te lo están preguntando.  Si es una pregunta concreta no intentes escribir ahí todo el tema.

No inventes respuestas: si no lo sabes, es mejor dejarla en blanco.

Repasa lo que has escrito antes de entregarlo. SIEMPRE. Eso quiere decir:

   -Vuelve a leer cada pregunta, date cuenta de lo que te pedía y lee tu respuesta, para comprobar si has contestado a lo que te preguntaban.

   -Releyendo tus respuestas, comprueba que no te has dejado nada importante por escribir.

   -Comprueba que no te has dejado sin contestar alguna pregunta que sí puedes contestar (porque la sabes). Pasa más veces de las que te imaginas.
No olvides la presentación: el profesor tiene mejor predisposición a corregir los exámenes que tienen buena letra, que respetan los márgenes… (piensa que tiene que corregir muchos).

Evita los tachones, pero si hay que tachar algo puedes hacerlo con una simple línea (y no con un borrón: un borrón da sensación de suciedad y desorden y no apetece tanto leer un texto con borrones!)bien tachado    

jueves, 10 de noviembre de 2011

bit 21 - El examen - prepararse

Vamos a ver cómo nos tenemos que preparar para ir al examen y cómo hacer bien los exámenes.

La tarde-noche anterior al día del examen no deberíamos estudiar. Sólo hay que hacer un repaso de todos los puntos estudiados y repasados hasta entonces. Si hemos seguido los pasos hasta aquí, ya nos lo sabemos. Lo tenemos en la memoria (aunque te parezca mentira).

Tampoco sirve de nada dormir poco. Solo conseguirás estar muy cansado al día siguiente. Y cuando estamos cansados o tenemos sueño, no podemos pensar correctamente.

El día del examen no hay que repasar, como mucho, mirar por encima los nombres de los temas  y los apartados.

Hay que llevar un ritmo relajado: levantarse con tiempo, desayunar, llegar con tiempo…

Si el examen es por la tarde, habrá que comer bien pero no tanto como para que nos dé sueño.

Tenemos que recordar que llevamos el examen bien preparado, así que no tenemos porqué estar nerviosos por lo que nos van a preguntar: seguro que lo sabemos.

Justo antes de que nos den el examen, cuando ya estamos sentados en nuestra mesa, no sirve de nada seguir repasando o tratar de aprender algo nuevo porque solo conseguiremos liarnos y ponernos nerviosos.

Ni nervios ni historias!: si has estudiado, sale (y si no has estudiado, tampoco sirve de nada ponerse nervioso porque ya puedes sospechar cuál será el resultado...)

domingo, 6 de noviembre de 2011

bit 20 - Repasar

Llevamos nuestro trabajo al día pero has de saber algo: las cosas se van olvidando, eso es así, y nuestro trabajo no servirá de nada si no hacemos algo para evitar que se nos olvide todo: REPASAR.

¿Cuándo hay que repasar?
Si después de haber recitado ya no volvemos a tocar el tema hasta el día antes del examen, ese día tendremos que dedicar varias horas a recordar y repasar todo. 

Por el contrario, si de vez en cuando dedicamos unos minutos a repasar lo que ya nos sabemos, el día antes del examen necesitaremos apenas unos minutos.

¿Ves la diferencia?

Así, el repaso lo haremos:

•    Inmediatamente: al terminar de recitar lo que corresponde un día.
•    Intermedio
•    Final: el día antes del control

¿Cómo hay que repasar?

•    Inmediatamente: al terminar de recitar lo que corresponde un día, se recita entero para que no quede nada olvidado.

•    Intermedio: al siguiente día, cuando hayas recitado una parte nueva del tema vuelve a recitar lo del día anterior.  El tercer día repasarás también lo de los dos anteriores. Y así cada día.

     Recomendación: Cuando tengas ya varios temas para repasar, no sigas siempre el mismo orden. Hay algo que se llama el "efecto seriación", que hace que si siempre seguimos el mismo orden, los primeros temas nos los sabremos muy muy bien, pero los últimos quedan más flojos porque los habremos repasado menos veces. Unos días, empieza por los primeros temas; otros días, empieza por el medio; también puedes probar a recitar del último tema hacia el primero. Así, le dedicarás un tiempo parecido a todo. Y todo quedará bien "sujeto" en tu memoria.

•    Final: el día antes del control, un repaso general (recitando) de todo lo visto.  Sigue variando el orden de los temas.